Content Management

Content Management (CM) umfasst eine Reihe von Prozessen und Technologien, die das Sammeln, Verwalten und Veröffentlichen von Informationen in beliebiger Form oder auf beliebigen Medien unterstützen. Wenn diese Informationen auf Computern gespeichert und zugänglich sind, können sie als digitale Inhalte oder einfach als Content bezeichnet werden.

Digitale Inhalte können in Form von Text (z. B. elektronische Dokumente), Bildern, Multimediadateien (z. B. Audio- oder Videodateien) oder jedem anderen Dateityp vorliegen, der einem Lebenszyklus folgt, der eine Verwaltung erfordert.
Der Prozess der Entwicklung und Verwaltung von Inhalten ist so komplex, dass verschiedene kommerzielle Software-Anbieter (große und kleine) wie Interwoven und Microsoft Software für die Verwaltung von Inhalten anbieten, um wichtige Aspekte des Lebenszyklus von Inhalten zu steuern und zu automatisieren.

Prozess

Die Praktiken und Ziele der Inhaltsverwaltung variieren je nach Aufgabe und Organisationsstruktur. Nachrichtenorganisationen, E-Commerce-Websites und Bildungseinrichtungen verwenden alle Content Management, aber auf unterschiedliche Weise. Dies führt zu Unterschieden in der Terminologie und in den Namen und der Anzahl der Schritte im Prozess.

So werden beispielsweise einige digitale Inhalte von einem oder mehreren Autoren erstellt. Im Laufe der Zeit kann dieser Inhalt bearbeitet werden. Eine oder mehrere Personen können eine gewisse redaktionelle Aufsicht ausüben und die Inhalte zur Veröffentlichung freigeben.

Die Veröffentlichung kann viele Formen annehmen: Sie kann darin bestehen, dass Inhalte an andere weitergegeben werden, oder einfach darin, dass einer oder mehreren Personen digitale Zugriffsrechte auf bestimmte Inhalte gewährt werden. Später kann dieser Inhalt durch eine andere Version des Inhalts ersetzt und somit aus dem Verkehr gezogen werden (z. B. wenn diese Wikiseite geändert wird).

Die Verwaltung von Inhalten ist von Natur aus ein kollaborativer Prozess. Er besteht häufig aus den folgenden grundlegenden Rollen und Verantwortlichkeiten:

Ersteller (Creator) - verantwortlich für die Erstellung und Bearbeitung von Inhalten.
Redakteur - verantwortlich für die Abstimmung der inhaltlichen Botschaft und des Stils der Bereitstellung, einschließlich Übersetzung und Lokalisierung.
Herausgeber - verantwortlich für die Freigabe des Inhalts zur Nutzung.
Administrator - verantwortlich für die Verwaltung der Zugriffsrechte auf Ordner, Sammlungen und Dateien, was in der Regel durch die Zuweisung von Zugriffsrechten an Benutzergruppen oder Rollen geschieht. Admins können Benutzern auch auf verschiedene Weise helfen und sie unterstützen.
Konsument, Betrachter oder Gast - die Person, die den Inhalt liest oder anderweitig konsumiert, nachdem er veröffentlicht oder freigegeben wurde.

Ein entscheidender Aspekt der Inhaltsverwaltung ist die Fähigkeit, Versionen von Inhalten zu verwalten, während sie sich weiterentwickeln (siehe auch Versionskontrolle). Autoren und Redakteure müssen häufig ältere Versionen bearbeiteter Produkte wiederherstellen, weil ein Prozess fehlgeschlagen ist oder eine unerwünschte Reihe von Bearbeitungen vorgenommen wurde. Bei zeitkritischen Inhalten können auch Aktualisierungen erforderlich sein, wenn sich das Thema im Laufe der Zeit weiterentwickelt.

Ein weiterer, ebenso wichtiger Aspekt der Inhaltsverwaltung ist die Erstellung, Pflege und Anwendung von Prüfstandards (Revision). Jedes Mitglied des Inhaltserstellungs- und -überprüfungsprozesses hat eine eigene Rolle und eine Reihe von Verantwortlichkeiten bei der Entwicklung oder Veröffentlichung des Inhalts. Jedes Mitglied des Review-Teams benötigt klare und präzise Review-Standards. Diese müssen laufend gepflegt werden, um die langfristige Konsistenz und Gesundheit der Wissensbasis zu gewährleisten.

Content Management System

Ein Content-Management-System ist eine Reihe von automatisierten Prozessen, die folgende Funktionen unterstützen können:

Import und Erstellung von Dokumenten und Multimedia-Material
Identifizierung aller wichtigen Benutzer und ihrer Rollen
Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten an verschiedene Instanzen von Inhaltskategorien oder -typen
Definition von Workflow-Aufgaben, häufig in Verbindung mit einer Benachrichtigung, so dass die Inhaltsmanager über Änderungen an den Inhalten informiert werden
Die Möglichkeit, mehrere Versionen einer einzelnen Instanz von Inhalten zu verfolgen und zu verwalten
Die Möglichkeit, den Inhalt in einem Repository zu veröffentlichen, um den Zugriff zu unterstützen
die Möglichkeit, Inhalte auf der Grundlage einer Reihe von Regeln zu personalisieren

In zunehmendem Maße ist das Repository ein fester Bestandteil des Systems und beinhaltet eine unternehmensweite Suche und Abfrage. Content-Management-Systeme gibt es in folgenden Formen:

Web-Content-Management-System- Software für die Verwaltung von Websites (was oft implizit Content-Management bedeutet)
Output einer Zeitungsredaktion - Organisation
Workflow für die Veröffentlichung von Artikeln
Systeme zur Dokumentenverwaltung
Wissensmanagement-Software
Single-Source-Content-Management-System - Inhalt wird in Stücken in einer relationalen Datenbank gespeichert
Variantenverwaltungssystem - bei dem das Personal Quellinhalte (in der Regel Text und Grafiken) mit Tags versieht, um Varianten darzustellen, die als einzelne „Master“-Inhaltsmodule gespeichert und bei der Veröffentlichung in die gewünschte Variante aufgelöst werden (z. B.: Inhalte von Autobesitzerhandbüchern für 12 Modelljahre, die als einzelne Master-Inhaltsdateien gespeichert und bei Bedarf nach Modelljahren „aufgerufen“ werden) - wird häufig in Verbindung mit der Speicherung von Datenbankchunks (siehe oben) für große Inhaltsobjekte verwendet

Strukturen

Es werden drei primäre Governance-Strukturen für Content-Management verwendet: lokalisiert, zentralisiert und föderiert - jede hat ihre eigenen Stärken und Schwächen.

Lokalisierte Verwaltung

Indem die Kontrolle in die Hände derjenigen gelegt wird, die am nächsten an den Inhalten dran sind, den Kontextextexperten, geben lokalisierte Governance-Modelle der Kreativität Raum und setzen sie frei. Diese Vorteile gehen jedoch mit einem teilweisen oder vollständigen Verlust der Kontrolle und Überwachung durch die Verwaltung einher.

Zentralisierte Steuerung

Wenn die Kontrollhebel stark zentralisiert sind, sind Content-Management-Systeme in der Lage, eine außergewöhnlich klare und einheitliche Markenbotschaft zu vermitteln. Darüber hinaus ermöglichen zentralisierte Content-Management-Governance-Strukturen eine Vielzahl von Kosteneinsparungen in großen Unternehmen, z. B. durch (1) die Vermeidung von Doppelarbeit bei der Erstellung, Bearbeitung, Formatierung, Wiederverwendung und Archivierung von Inhalten, (2) Prozessmanagement und die Rationalisierung aller inhaltsbezogenen Arbeiten und/oder (3) eine geordnete Bereitstellung oder Aktualisierung des Content-Management-Systems.

Föderierte Verwaltung

Föderierte Governance-Modelle können die Vorteile sowohl der lokalen als auch der zentralen Kontrolle nutzen und gleichzeitig die Schwächen beider vermeiden. Obwohl Content-Management-Software-Systeme von Natur aus so strukturiert sind, dass sie föderierte Governance-Modelle ermöglichen, kann es schwierig sein, diese Vorteile zu realisieren, da beispielsweise die Grenzen der Kontrolle mit lokalen Managern und Inhaltserstellern ausgehandelt werden müssen. Vor allem bei größeren Unternehmen bedeutet das Versäumnis, eine föderierte Governance-Struktur vollständig zu implementieren oder zu realisieren, dass die Investitionsrendite und die Kosteneinsparungen, die Content-Management-Systeme ermöglichen, nicht voll ausgeschöpft werden.

Umsetzung

Content-Management-Implementierungen müssen in der Lage sein, die Verteilung von Inhalten und die digitalen Rechte im Lebenszyklus der Inhalte zu verwalten. Content-Management-Systeme sind in der Regel mit der Verwaltung digitaler Rechte verbunden, um den Benutzerzugang und die digitalen Rechte zu kontrollieren. In diesem Schritt erzwingen die Nur-Lese-Strukturen der Systeme zur Verwaltung digitaler Rechte einige Einschränkungen für die Verwaltung von Inhalten, da sie es den Autoren nicht erlauben, geschützte Inhalte in ihrem Lebenszyklus zu ändern. Die Erstellung neuer Inhalte unter Verwendung verwalteter (geschützter) Inhalte ist ebenfalls ein Problem, das dazu führt, dass geschützte Inhalte aus den Systemen zur Kontrolle der Verwaltung herausfallen. Einige wenige Content-Management-Implementierungen decken alle diese Probleme ab.